S/4HANA Transformation (3) – Details and Tipps

Cengiz Varol

Jan Hendrik Henke

Einleitung

In den ersten beiden Blogs sind wir auf typische Fragestellungen und die richtige Projektmethode im Rahmen einer Migration von SAP ECC nach S/4HANA eingegangen. In diesem Teil möchten wir auf ein paar Besonderheiten aufmerksam machen und dazu Tipps geben.

Wesentliche Herausforderungen

Komplexe Legacy Landschaften
Hoher Anpassungsgrad
Stammdaten und deren Integration
Datenmigration
Wahl zwischen Brown-, Blue- oder Greenfield
Zukünftige Infrastruktur und Cloud-Optionen, inkl. Hybride Modelle (z.B. Infrastructure as a Service als auch Software as a Service, Plattform as a Service etc.)
Zeit für Transformation (insb. bei komplexen Landschaften und Einführung neuer Funktionen & Prozesse)
Change-Management (insb. bei Greenfield Ansatz, SAP FIORI und neuen Prozessen)

Mindestvoraussetzungen

Da es eher auf wenige zutrifft aber trotzdem wichtig, ist hier kurz die technischen Voraussetzungen, um überhaupt eine Migration durchführen zu können:

Aufteilung aller dualen ABAP & JAVA Stacks
Upgrade auf ERP ECC 6.0 – EHP8
Unicode Konvertierun

Grundsatzfragen und Vorprojekt(e)

Grundsatzfragen, im Rahmen der Transformation sind im Wesentlichen:

Auswahl der Migrationsstrategi
Betriebsmodelle, ggf. Hybride Lösungen
FIORI Strategie
Vorbereitende Projekte (außer den im vorherigen Punkt genannten Mindestvoraussetzungen)

Frage 1: Migrationsstrategie

Eine Migration oder Transformation eröffnet nicht nur neue Herausforderungen, sondern auch bedeutende Potenziale, innovative Ansätze und vielfältige Möglichkeiten. In diesem Kontext bietet sich für Unternehmen eine gute Gelegenheit, ein umfassendes SAP Redesign und die Einführung eines neuen Datenmodells in Betracht zu ziehen. Eine unzureichend durchdachte Entscheidung in diesem Bereich kann langfristig zu erheblichen Problemen führen. Eine sorgfältige Planung und Analyse sind daher unerlässlich, um die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft zu stellen.

Bei einer gut durchdachten und strukturierten Prozesslandschaft kann eine Conversion im Brownfield-Ansatz effizient und effektiv umgesetzt werden. Dieser Ansatz ermöglicht es, bestehende Systeme und Prozesse zu optimieren und gleichzeitig bewährte Elemente beizubehalten. Im Rahmen unserer Projektmethode bieten wir hier optional eine „„Explore & Design-Phase“ an, das hängt aber stark davon ab, inwieweit der Wunsch besteht, bereits im Rahmen der Transformation neue Funktionen und Prozesse mit zu implementieren (von Quick Win`s bis zu grundlegenden Änderungen).

Andererseits kann es bei veralteten oder über die Jahre gewachsenen, d.h. dort wo viele entwickelt wurde, es sinnvoll sein, einen Neuanfang zu wagen. Hier bietet der Greenfield-Ansatz die Möglichkeit, eine völlig neue Prozesslandschaft zu definieren und zu implementieren. Dieser Ansatz ermöglicht es, veraltete Strukturen zu verlassen und innovative, zukunftsorientierte Lösungen zu entwickeln. Gerade hier bietet sich an, eine „Explore & Design-Phase“ im Rahmen der Projekt-Vorgehensweise oder als Vorprojekt mit einzuplanen, welches detaillierter mögliche neue Funktionen und Prozesse mit S/4HANA und ggf. Innovations-Potential mit neuen Lösungen, inkl. Cloud-Ansätzen betrachtet und bewertet.

Frage 2: Betriebsmodelle

SAP S/4HANA zeichnet sich durch eine breite Palette an Betriebsmodellen aus, die auf die unterschiedlichen Anforderungen von Geschäftsprozessen und IT-Strategien zugeschnitten sind. Diese Modelle variieren in der Konfiguration von Softwareanwendungen, Plattformen und Infrastrukturen, um eine optimale Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens zu ermöglichen. Im Detail werden drei Hauptmodelle unterschieden:

Public Cloud: Diese Lösung bietet Flexibilität und geringen Wartungsaufwand. Sie wird vollständig von SAP verwaltet, was eine schnelle Implementierung und regelmäßige Updates ermöglicht. Dieses Modell eignet sich besonders für Unternehmen, die eine kosteneffiziente und skalierbare Lösung suchen, ohne sich um die technische Wartung kümmern zu müssen. Bsp.: SAP GROWTH oder SASP RISE Public Cloud Initiative.
Private Cloud: Hier erhalten Unternehmen eine dedizierte Umgebung, die entweder von SAP oder einem vertrauenswürdigen Drittanbieter verwaltet wird. Dieses Modell kombiniert die Vorteile der Cloud-Technologie mit einer erhöhten Kontrolle und Anpassungsfähigkeit. Es ist ideal für Organisationen, die spezifische Anforderungen an Sicherheit, Compliance und individuelle Konfigurationen haben. Bsp.: SAP RISE Private Cloud Initiative.
On-Premise: Dieses Modell ermöglicht es Unternehmen, SAP S/4HANA auf ihren eigenen Servern zu installieren und zu verwalten. Es bietet die höchste Stufe der Kontrolle und Anpassung und ist besonders geeignet für Organisationen, die komplexe Integrationen benötigen oder aus regulatorischen Gründen eine vollständige Kontrolle über ihre Daten und Systeme wünschen.

Bei der Auswahl des passenden Betriebsmodells müssen Unternehmen jedoch eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, die über die technischen Aspekte hinausgehen. Oft werden interne Unternehmensstrukturen, langfristige Geschäftsstrategien und spezifische Compliance-Anforderungen nicht ausreichend in die Entscheidungsfindung einbezogen. Besonders herausfordernd ist in diesem Zusammenhang, wenn sog. Hybride Modelle bevorzugt werden, um z.B. erste Erfahrungen mit Cloud Lösungen (z.B. SaaS, PaaS) zu sammeln. Hier ist vor allem auf die Integrationsstrategie und Lösung zu achten.

Frage 3: FIORI Strategie

Fiori Only: Dieser Ansatz konzentriert sich ausschließlich auf die Nutzung von SAP Fiori und ist ideal für Unternehmen, die eine vollständige Umstellung auf die neueste Benutzeroberflächentechnologie anstreben. Er bietet eine einheitliche und moderne Benutzererfahrung, die besonders für Unternehmen geeignet ist, die ihre Prozesse vereinfachen und standardisieren möchten.

Hybride Lösungsansätze: Hybride Ansätze kombinieren SAP Fiori mit traditionellen SAP-Benutzeroberflächen wie SAP GUI. Dies ist eine praktikable Option für Unternehmen, die schrittweise migrieren möchten oder spezifische Anforderungen haben, die durch die bestehenden traditionellen Schnittstellen besser erfüllt werden. Ein hybrider Ansatz ermöglicht eine flexible Migration und bietet die Möglichkeit, spezifische Funktionen und Prozesse nach Bedarf anzupassen

Vorbereitende Projekte

Es bietet sich an, um sowohl erste Erfahrungen zu sammeln als auch die Komplexität der späteren Transformation zu reduzieren, folgende (Vor-) Projekte bereits frühzeitig und im Vorfeld durchzuführen:

BP-Umstellung, d.h. Customer-Vendor Integration (CVI)
Neues Hauptbuch Anlagenbuchhaltung
Alte Daten entfernen/bereinigen oder archivieren

Als Ergebnis des Readiness-Checks wird sich i.d.R. ergeben, sog. „Vertiefungs-Workshops“ durchzuführen. Viele Ergebnisse und Empfehlungen des Checks sind zwar eindeutig aber einige eben nicht. Deshalb bietet sich oft an im Vorfeld detaillierter in die Funktionalitäten und Prozesse einzusteigen, um genauer sowohl die notwendigen Aktivitäten als auch den Aufwand und Zeitdauer zu schätzen. Nach diesen Detail-Workshops kann sich ebenfalls ergeben, bestimmte Aktivitäten in einem Vorprojekt umzusetzen.

Hauptprojekt

Es wären sicher eine Vielzahl von Themen zu besprechen aber hier nur in Kürze ein paar wesentliche Aspekte. Bei der Umstellung auf SAP S/4HANA ist ein strukturierter und gründlicher Ansatz entscheidend, um sicherzustellen, dass das System effizient und effektiv migriert wird. Dieser Prozess kann in vier wesentliche Schritte unterteilt werden:

Überprüfung mit dem Maintenance Planner: Der erste Schritt besteht darin, die Kompatibilität der vorhandenen Business Functions, Industrielösungen und Add-Ons mit SAP S/4HANA zu überprüfen. Der Maintenance Planner ist ein essenzielles Tool, das dabei hilft, zu bewerten, welche Komponenten für die Umstellung geeignet sind und welche Anpassungen oder Upgrades erforderlich sein könnten.
Analyse mittels Simplification List: Der zweite Schritt umfasst die Verwendung der Simplification List, um zu verstehen, wie sich bestehende Transaktionen und Funktionen unter SAP S/4HANA verändern werden. Diese Liste bietet detaillierte Informationen über die Änderungen in der neuen Systemumgebung und ermöglicht es, den Umstellungsaufwand realistisch einzuschätzen.
Durchführung von Pre-Checks: Im dritten Schritt werden spezifische Pre-Checks durchgeführt, um die aktuellen SAP-Systemeinstellungen zu überprüfen. Diese Überprüfung stellt sicher, dass alle notwendigen Voraussetzungen für die System Conversion erfüllt sind. Es handelt sich hierbei um eine kritische Phase, in der geprüft wird, ob die Systemumgebung bereit für die Migration ist.
Kompatibilitätsprüfung des kundenindividuellen Codes: Der vierte und ebenso wichtige Schritt ist die Überprüfung des kundenindividuellen Codes auf Kompatibilität mit SAP S/4HANA. Dieser Schritt erfordert eine sorgfältige Analyse des vorhandenen Custom Codes, um sicherzustellen, dass er in der neuen Systemumgebung fehlerfrei funktioniert. Es kann notwendig sein, Anpassungen oder Optimierungen am Code vorzunehmen, um eine reibungslose Funktionalität in SAP S/4HANA zu gewährleisten.

Zusätzlich zu diesen Schritten ist es empfehlenswert, eine umfassende Strategie für Datenmigration und -management zu entwickeln. Dies beinhaltet die Planung der Datenübertragung, die Sicherstellung der Datenintegrität und die Entwicklung von Notfallplänen für den Fall von Komplikationen während der Migration.

Sandbox Testing

Aus unserer Erfahrung empfiehlt es sich dringend eine Vorgehensweise zu wählen, welche den Einsatz einer Sandbox Umgebung erfordert und dort die ersten Test durchzuführen.

Erstellung einer Sandbox als Kopie des Produktivsystems.
Durchführung einer Probe-Migration in der Sandbox gemäß einem detaillierten Plan, z.B.o Durchführung der Migrations-Zyklen, inklusive Datenübertragung und Systemkonfiguration.o Korrekturen an Stamm- und Bewegungsdaten müssen sowohl im Sandbox- als auch im Produktivsystem erfolgen.o Export aller Transporte aus dem ersten Sandboxsystem.o Erstellung einer neuen Kopie des Produktivsystems (2tes Sandbox-System)o Erneute Test-Migrationo Einspielen der Transporte aus dem ersten Sandbox-System
Ziel ist es,o die Ausfallzeiten des Entwicklungs- und Testsystems zu minimieren.o umfassende Tests zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit aller Prozesse durchzuführeno erst danach, Umstellung des Entwicklungssystems auf S/4HANA und später Q- und P-System

Fazit

Für zukünftige Schritte in der Migration von SAP ECC nach S/4HANA sollten Unternehmen eine tiefgehende Analyse und Planung durchführen, um die richtige Strategie zu wählen die Mindestvoraussetzungen zu erfüllen und grundsätzliche Fragestellungen zu klären. Es ist entscheidend, sowohl technische Aspekte als auch unternehmensspezifische Anforderungen zu berücksichtigen. Unternehmen könnten von der Durchführung von Vorprojekten profitieren, um die Komplexität der späteren Transformation zu reduzieren und erste Erfahrungen zu sammeln.

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